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OpenOffice Calc – Zeilen und Spalten gruppieren
Wer öfter mal mit Tabellen arbeitet, der weiß es: Das Gruppieren von Zellen und Spalten ist eine äußerst nützliche Anwendung. Die gibt es natürlich auch bei der Freeware OpenOffice, man muss nur leider etwas nach ihr suchen.
Hat man etwa eine sehr umfangreiche Tabelle mit vielen Detailwerten vor sich, kann man besser den Überblick bewahren, wenn man einzelne Zeilen und Spalten ausblendet. Dazu einfach das Kontextmenü wählen und ausblenden anklicken. Allerdings ist es etwas mühsam, Calc dazu zu bringen die Zellen auch wieder einzublenden. Denn das Programm merkt sich leider nicht, was es da gerade ausgeblendet hat.
Einfach Ordnung schaffen
Also doch lieber gruppieren. Dafür markiert man einfach ein paar Zeilen und klickt dann auf Daten – Gruppierung und Gliederung – Gruppierung oder noch einfacher auf F12. Dann erscheinen am Rand Klammern, die die Zellen umfassen, die man gruppieren will. Es erscheint ein Plus- oder Minuszeichen am Rand der Zellen, über die man Zeilen oder Spalten ein- und ausblenden kann. Man kann so auch mehrere Klammern setzen, die teilweise die gleichen Zellen betreffen. So kann man etwa Quartale ausblenden oder auch das ganze Jahr. Dabei sollte man jedoch immer zuerst den größeren Bereich gruppieren.
Um sich die Arbeit noch ein bisschen mehr zu erleichtern, kann man auch ein kleines Icon in die Symbolleiste einfügen. Mit dessen Hilfe ist dann die Gruppierung stets per Mausklick verfügbar. Dazu einfach auf Extras – Anpassen klicken und im Reiter Symbolleisten die Option Standard oder Format wählen. Klickt man auf Hinzufügen und wählt man unter dem Bereich Daten das Icon für Gruppierung, erschient es in der Symbolleiste.
Personalisierte Einstellungen
Wenn mehrere Personen an einer Tabelle arbeiten, die verschiedenen Sortierungen benötigen, ist es sinnvoll diese für jeden Anwender zu automatisieren. Dazu den Makrorekorder von Calc über Extras – Makros – Makro aufzeichnen starten. Dann die Spalten und Zeilen wie gewohnt nach den gewünschten Kriterien sortieren, die Aufzeichnung beenden und unter einem Namen abspeichern. Dann ordnet man dem Makro eine Funktion zu. Über Extras – Anpassen – Ereignisse kann man definieren, wann das Makro ausgeführt werden soll. So wird jedes Mal, wenn man diese Aktion ausführt – z.B. beim Speichern oder Öffnen – das Dokument gleich sortiert.